¿Qué tiene que ver el Archivo General de la Nación con la Historia Clínica Electrónica?

Además de salvaguardar el patrimonio documental, el AGN es el ente rector de la Política Archivística del país, por lo cual es la entidad encargada de formular los lineamientos para el Tratamiento de Expedientes y Documentos Electrónicos.

El pasado 31 de enero el presidente Iván Duque sancionó la ley 2015 por la cual se habilita la historia clínica electrónica interoperable, la cual será reglamentada en los próximos 12 meses. En esta etapa, el Archivo General de la Nación (AGN) liderará el proceso de gestión documental a través de los lineamientos para el Tratamiento de Expedientes y Documentos Electrónicos para garantizar su preservación a largo plazo.

“Como custodios de los documentos, nuestro principal interés es garantizar que la información física o electrónica permanezca en el tiempo, garantizando su autenticidad, integridad y fiabilidad. Los metadatos contenidos en la historia clínica electrónica serán de gran utilidad en el futuro para evidenciar las actuaciones médicas en la atención al paciente, contribuyendo así a la transparencia y mejora del sistema”, señaló Enrique Serrano López, director del AGN.

La participación del AGN fue determinada siguiendo los lineamientos de la Ley General de Archivos (564 de 2000), la cual establece que la entidad debe reglamentar lo relacionado con la gestión, organización y conservación documental de las historias clínicas.

Asimismo, los tiempos de retención documental fueron establecidos en la Resolución 839 de 2017, según la cual la información de los pacientes debe conservarse por un periodo mínimo de quince años, a partir de la última atención médica. En el caso de que los pacientes hayan sido víctimas de violaciones de Derechos Humanos, los términos de retención documental se duplican, mientras que, si han sido objeto de crímenes de lesa humanidad, la conservación será permanente.

Con la sanción de la nueva ley, el reto que enfrenta la entidad consiste en identificar las series, subseries y tipos documentales existentes dentro de las historias clínicas, y analizar los escenarios en donde se deba replantear la legislación actual para avanzar en la transformación digital, garantizando el adecuado tratamiento documental.

“Uno de los principales desafíos de los archivos contemporáneos en la era digital consiste en documentar los metadatos que se generan día a día, y preservarlos en medios tecnológicos que están siendo constantemente reinventados. Por esta razón, reglamentar el tratamiento de expedientes y documentos electrónicos resulta fundamental para garantizar el éxito de la Historia Clínica Electrónica en el país”, aseguró Serrano.

Para 2025 se prevé que la historia clínica de cada paciente esté disponible para consulta desde cualquier lugar del país, a través de una plataforma que permitirá el intercambio de datos entre centros de salud y médicos autorizados, con altos estándares de seguridad que garanticen la protección del Habeas Data.

Archivo General de la Nación