• EL ENFOQUE

Cinco razones para que las Pymes modernicen su sistema financiero y de operaciones

* Actualizar los sistemas de planificación de recursos empresariales es importante para administrar el negocio de manera remota y descentralizada sin afectar la operación.

* Hoy existen más de 2 millones 500 mil MiPymes, lo que equivale al 90% de las empresas del territorio, según la Asociación Colombiana de Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi).

* El teletrabajo en Colombia aumentó -durante el 2020- un 80%, según datos de los Ministerios del Trabajo y de las TIC

Pymes modernicen su sistema financiero y de operaciones

El distanciamiento social generó una disrupción en los negocios y simbolizó nuevos retos, como cambiar las oficinas o los lugares de trabajo por el escritorio de la casa, atender a los clientes de forma virtual y no presencial, entre otros. Solamente, aquellos que estaban realmente preparados han podido sobrellevar de mejor forma este desafío y adaptarse a una operación digital.

Los cambios pueden observarse, por un lado, desde la gestión de los colaboradores, que ahora se hace por objetivos, no por tiempo, con menos micro supervisión, centrada en la innovación y gestión de ideas o proyectos, haciendo un monitoreo constante a la salud de los empleados, e implementando y profundizando en la cultura del autoservicio. Y, por el otro, desde el ángulo del negocio, que ahora a través de las plataformas virtuales puede ejercer mayor control a los proveedores, cadenas de suministro y contabilidad; así como, apoyarse en la automatización máxima de los procesos, las tecnologías de la nube y herramientas de inteligencia artificial.

Oracle pone la atención en la importancia de desarrollar estrategias que permitan a las organizaciones hacer uso correcto de soluciones y plataformas como la nube y aplicaciones digitales, para facilitar el trabajo remoto y contribuir al bienestar de los trabajadores sin frenar la operación de los negocios. Sobre todo, a las pymes que representan el 90% del panorama empresarial de Colombia, según datos de la Asociación Colombiana de Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi).

Por eso, la compañía presenta cinco razones principales por las que se hace imprescindible que las pymes cambien y actualicen sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). De acuerdo con Fabiano Matos, gerente general de Oracle para Colombia y Ecuador, “las aplicaciones en la nube permiten que las empresas agilicen sus procesos y puedan manejarlos de manera remota y descentralizada. Estas nuevas tecnologías traen múltiples beneficios y herramientas como las soluciones contables, financieras, administrativas, de gestión humana, logística y de experiencia al cliente. Además, resalta que “teniendo en cuenta el panorama actual, las soluciones ERP en la nube les dan la facilidad a los negocios de mantener la operación administrativa, financiera y comercial a distancia, favoreciendo así el trabajo remoto”.

Aprovechar las nuevas funciones:

A medida que una empresa ingresa a nuevos mercados e impulsa nuevos productos, los sistemas ERP deben manejar un volumen de transacciones que aumenta exponencialmente, brindar acceso a la información correcta más rápido y respaldar los nuevos requisitos del proceso. Los sistemas heredados, probablemente, se quedarán cortos. Lo peor que le puede pasar a una empresa mediana es poseer una aplicación que proporcione datos incorrectos a sus usuarios y clientes internos. Por ejemplo, si su sistema ERP heredado proporciona datos de precios incorrectos o saldos de cuentas inexactos a los clientes, es hora de hacer un cambio. Hoy los clientes no pueden compartir su infelicidad con el mundo, por lo tanto, debe tener una solución ERP confiable para brindar información precisa y relevante. Además, si se utilizan datos defectuosos para la planificación y la previsión, es hora de hacer un cambio. El mundo se mueve demasiado rápido para los errores que resultan en un exceso de inventario, un producto insuficiente para satisfacer la demanda o una asociación perdida / una nueva oportunidad de mercado.

Empleados digitales:

Las empresas medianas en crecimiento reconocen que su solución ERP debe hacer el trabajo y ser fácil de usar. Especialmente si se tiene en cuenta que durante el 2020 el teletrabajo en Colombia, según datos del Ministerio de Trabajo y de las TIC, aumentó en un 80% debido a la pandemia, haciendo que las empresas tuvieran que buscar nuevas herramientas tecnológicas para simplificar y monitorear las actividades.

Este software, teniendo en cuenta las circunstancias actuales, resulta más nuevo, atractivo e incluso familiar, por la sencilla razón de que estas tecnologías siguen patrones de diseño similares a las aplicaciones de consumo que la mayoría usa todos los días. Proporcionar herramientas fáciles de usar aumenta el compromiso de los empleados, y una fuerza laboral comprometida se correlaciona directamente con la retención de empleados. Además, el consumidor actual quiere experiencias eficientes y sencillas. Si su solución ERP no puede admitir un punto de entrada de clientes como pedidos móviles o búsquedas de inventario de sitios de comercio electrónico o la capacidad de configurar (y fijar precios) productos específicos, entonces esos clientes buscarán un proveedor más moderno.

Más flexibilidad:

La flexibilidad apoya el crecimiento rentable. Pero ¿qué es un sistema ERP flexible? Hay tres diferenciadores:

  • Capacidad para agregar nuevas funciones a medida que cambian las necesidades sin actualizaciones o mejoras disruptivas. ¿El resultado? Un menor costo total de propiedad.

  • La solución ERP debe manejar diferentes idiomas, monedas y estándares de contabilidad, administrar múltiples sitios de la empresa, implementarse automáticamente y ejecutarse sin problemas.

  • Con la dinámica competitiva y el ritmo de cambio tan rápido en la mayoría de las industrias, las empresas a menudo no saben cuál será su modelo de negocio en los próximos 2-3 años. Es su ERP y otra infraestructura de TI lo que debe respaldar su capacidad para cambiar y adaptarse.

El desempeño actual es inadecuado:

Hay varias señales de advertencia de que su solución ERP no cumple con los estándares de rendimiento. Si los usuarios confían en soluciones alternativas para realizar sus funciones diarias, es hora de cambiar. El aumento del volumen transaccional puede ralentizar algunas soluciones ERP. ¿Sus empleados envían tiquetes por interrupciones o informes que tardan más en ejecutarse que los trabajos típicos o por lotes que no se completan en el tiempo asignado? Si la respuesta es "sí", entonces es hora de hacer un cambio.

Incompatibilidad con tecnología emergente:

Las empresas en esta situación deben reconsiderar toda su estrategia de sistemas y TI. Un enfoque basado en la nube, con un proveedor que pueda manejar el crecimiento y el soporte de integración, es una solución viable. Las tecnologías emergentes pueden ser una palabra de moda, pero no son una moda pasajera. La inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y el procesamiento del lenguaje natural (utilizado en los chatbots) están encontrando un lugar en las soluciones ERP en muchas industrias diferentes y están revolucionando de muchas maneras. Entonces, si su solución ERP no puede soportar AI, puede ser el momento de cambiar.