* Grandes Contribuyente, deben implementar el Documento Equivalente Electrónico a partir del 1 de mayo de 2024
* TICKELIA cuenta con más de 1800 clientes a nivel global y es utilizada por empresas de más de 142 países.
La digitalización es un pilar fundamental para el desarrollo de las empresas, la DIAN es consciente de estos cambios hacia la digitalización y, por eso ya anunció por medio de la Resolución 00008 del 31 de enero de 2024 las nuevas fechas de la obligatoriedad de la implementación del Documento Equivalente Electrónico que para los Grandes Contribuyentes empezará a partir del 1 de mayo de 2024. Estos anuncios demuestran cómo cada vez será más que necesario hacer un paso hacia la digitalización y tener así un mayor control de la gestión de gastos empresariales.
Tickelia, solución tecnológica para la legalización de viáticos y gastos de empresa, gestiona íntegramente todo el proceso de gestión de gastos, desde la solicitud de anticipos por la App, como el reporte de gastos gracias a la digitalización por medio de la tecnología OCR + ICR; la automatización de la conciliación bancaria de las facturas electrónicas de la empresa con el tiquete POS digitalizado; control, gracias a la aprobación personalizable y analítica de todos los gastos para tomar decisiones estratégicas y cumplir con la política de gastos, además de mejorar en la reducción de errores y tener un control del fraude interno.
La plataforma va un paso más adelante y es una aliada para el proceso de gestión de gastos empresariales de cualquier gran compañía, gastos debidamente registrados y validados, en un entorno, donde las directrices de la DIAN estén en marcha, además de estar al día al momento de cualquier auditoria. Igualmente, se integra satisfactoriamente con cualquier solución de forma bidireccional para maximizar la automatización de procesos, ya sea un ERP, programa de nóminas, tarjetas, agencias de viajes.
Dentro de sus muchas funcionalidades, con Tickelia los empleados toman una foto a los tiquetes de los no obligados a facturar, incluso manuscritos, y gracias a la tecnología OCR e ICR de Tickelia, se extrae automáticamente todos los datos necesarios para generar el documento soporte.
Según la DIAN “El Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos es un esquema teórico que se integra a la gestión documental de la DIAN y sirve de base para la administración de los documentos que produce la Entidad, integralmente relacionadas para contribuir con los objetivos de eficacia administrativa”.
El Modelo es una representación abstracta del Sistema de Gestión Documental de la Entidad, enfocada en la administración integral de documentos electrónicos y físicos, que pretende ayudar a entender, explicar y mejorar la manera en que la DIAN controla la documentación que produce como reflejo del cumplimiento de sus actividades. Si bien se enfoca en los requisitos del soporte electrónico, no desagrega y, por el contrario, recomienda la integración de los materiales físicos y digitales, coexistiendo en las agrupaciones documentales formalmente constituidas en la Entidad. Es importante conocer que existen sanciones por no cumplir con estas obligaciones, por lo cual será vital para las empresas hacer esta transición.
Según la Resolución 000165 de noviembre de 2023 de la DIAN, “Ia no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a Ia sanción establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario. Y la expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos dará lugar a Ia sanción establecida en el artículo 652 del Estatuto Tributario y Ia no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará lugar a Ia sanción prevista en el art 652-1 del Estatuto Tributario”.
De igual forma, según el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, o la también llamada Ley de Inversión Social, las sanciones por no cumplir con la factura electrónica son las siguientes:
* Sanción por no facturar: multa equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin que exceda los 950 UVT (Unidades de Valor Tributario), que para el 2024 equivalen a 36.205.000 pesos.
* Sanción por incumplimiento de plazos: multa de 15.000 UVT, que para el 2024 equivalen a 571.500.000 pesos.
* Sanción por no expedir factura electrónica: cierre temporal del establecimiento comercial, oficina o lugar destinado para el ejercicio comercial o profesional, por un término de tres días, sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar.
“Gracias a herramientas como Tickelia, las empresas tienen la ventaja de digitalizar los recibos o tiquetes POS y generar el documento soporte, además de conciliar facturas electrónicas con los gastos realizados, y todo eso queda conservado en la nube y al tener la capacidad de integrarse con el ERP de las empresas, estas pueden conservar los registros y documentos digitales en cualquier momento, principalmente para fines de auditoría y cumplimiento fiscal”. Así lo afirma Laura Martínez, Business Development Manager de Tickelia en LATAM
Actualmente es un reto para las empresas tener sistemas capaces de recopilar, procesar y enviar información de manera eficiente y segura. Pero gracias a herramientas como Tickelia, tienen la ventaja de contar con una plataforma robusta para estar al día con la DIAN. Laura Martínez, resalta “las nuevas normativas exigen la adaptación de nuevos procesos y sistemas tecnológicos que promueven la eficiencia, la transparencia y el cumplimiento fiscal a través de la digitalización. Por ellos es importante que las empresas entren a evaluar los procesos actuales y adoptar soluciones tecnológicas que no solo cumplan con estas normativas, sino que también optimicen la gestión de sus gastos empresariales”.
