• Juan K LiBre

Conozca qué documentos equivalen a lo mismo que una factura

La formalización del manejo de las finanzas en los negocios pequeños y en compañías de todo tipo, ha traído consigo la necesidad de reportar cada compra que se realiza. Esto aplica incluso para las empresas unipersonales, que deben hacer registro de todos los gastos de manera adecuada y siguiendo las normativas vigentes.

Conozca qué documentos equivalen a lo mismo que una factura

Sin embargo, no en todos los casos podremos recibir una factura como tal. De ahí la importancia de conocer cuáles son aquellos documentos que, de acuerdo con las normas establecidas en Colombia, pueden funcionar de la misma manera y que a la hora de hacer nuestras cuentas aplicarán sin inconvenientes. Es necesario conocer esto, pues las aplicaciones que emplean las empresas para el registro de gastos tendrán ciertas pautas a la hora de hacer el proceso de legalización.


“Las compañías pueden emplear herramientas que sean de fácil uso y acceso para los empleados y proveedores, donde se logren que las personas de contabilidad y tesorería puedan ver la trazabilidad de los gastos en tiempo real que lleva la compañía”, señala Ricardo Jaime Reyes, experto en soluciones de gestión del gasto de SAP Concur.

1. Tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S.

Los sistemas P.O.S. (Point Of Sale) son aquellos ubicados en los puntos de venta directo de tiendas, supermercados, droguerías, restaurantes y establecimientos que sistematizan el control de sus ventas. Los documentos emitidos por estos sistemas debe incluir nombre completo o razón social y número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Así mismo, el IVA correspondiente del producto o servicio junto al Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas.


2. Extracto

Este es un documento que ofrece la información de saldo de una cuenta, es decir, los gastos y los ingresos que se han generado. Un extracto válido como factura debe tener nombre completo o razón social y número de identificación tributaria de quien presta el servicio. Además, debe llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, la fecha del extracto, descripción específica del servicio prestado, el IVA que corresponda, el valor total de la operación y el NIT del software, para los casos en que el documento se genere a través de un sistema informático.


3. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios

Este documento lo expiden los sujetos que correspondan a empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios. Este deberá contener nombre completo o razón social y NIT de quien presta el servicio, fecha y hora de expedición, descripción específica de los bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados, el IVA correspondiente, el valor total de la operación y si aplica, el NIT del software.


4. Boletas de cine

Una boleta de cine válida como factura debe tener el nombre completo o razón social y NIT de quien presta el servicio. Otra información importante que debe estar es la dirección del teatro, nombre de la función o película presentada, número de sala y silletería total de la sala, valor total de la operación, IVA correspondiente y, si corresponde, el NIT del software.


5. Tiquete de transporte aéreo

Un tiquete aéreo válido como factura debe tener el nombre completo o razón social y NIT de quien emite el tiquete, descripción del servicio, número correspondiente a un sistema interno de numeración consecutiva, fecha de expedición y el valor total de la compra. Los tiquetes electrónicos (ETKT), los bonos de crédito (MCO, Miscellaneous Charges Order), los documentos de uso múltiple o multipropósito (MPD o EMD) y los documentos de cobro de tasas administrativas por parte de las agencias de viajes (TASF, Ticket Agency Service Fee) son válidos como una factura de compra.


6. Tiquete de transporte terrestre

El tiquete debe tener el número de identificación del vehículo y el medio de transporte que utilizó, la empresa de transporte a la que se encuentra afiliado este vehículo, lugar de origen y lugar destino, nombre completo o razón social y NIT de quien presta el servicio, nombre completo y número de identificación de quien adquirió el servicio, número correspondiente a un sistema interno de numeración, fecha y hora de expedición, descripción del modo de transporte o tipo de operación, IVA correspondiente y el NIT del software que expidió el documento si aplica en su caso.


7. Recibo de peaje

Este documento lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes. Según el artículo 617 del Estatuto Tributario, debe tener nombre completo o razón social y NIT de quien presta el servicio, junto con el número de sistema interno de numeración consecutiva, fecha de expedición, descripción del bien o servicio, valor total de la operación y si aplica el NIT del software donde se generó.


8. Boleta de loterías y juegos de azar

Esta boleta debe estar denominada como juegos de suerte y azar, y hay que indicar si se trata de una boleta, fracción o formulario. Debe tener el nombre completo o razón social y NIT de la empresa responsable del sorteo, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, fecha de realización del sorteo, valor de la fracción, boleta o apuesta, IVA correspondiente y nombre del software que generó la boleta, fracción o apuesta.


9. Comprobante de liquidación de operaciones expedido por Bolsa de Valores

La información que debe estar en este documento para su validez es la comisión a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades, nombre completo o razón social y NIT de quien presta el servicio, número correspondiente a un sistema interno de numeración, fecha y hora de expedición del documento, descripción del bien o servicio, valor total de la operación, IVA correspondiente y NIT del software donde se expidió el documento, si lo requiere.


10. Boleta de ingreso a espectáculos públicos

Para su validez como factura, deben tener el código único del evento, nombre del evento, sala, escenario, puesto o localidad asignada, nombre completo o razón social y NIT de quien presta el servicio, número correspondiente a un sistema interno de numeración, fecha y hora de expedición, descripción del servicio, valor total de la operación y el NIT del software si el documento fue expedido por uno.


11. Documento equivalente electrónico

De acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establece la Dian, este documento debe incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación del mismo.


12. Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria

Como documentos anteriores, debe incluir el nombre completo o razón social y NIT de quien presta el servicio, número correspondiente a un sistema interno de numeración, fecha y hora de expedición, valor total de la operación, descripción del servicio, IVA correspondiente, comisión de la bolsa agropecuaria y NIT del software, si así lo requiere.